Ad Hoc Revolution: Un modulo per ogni esigenza

Gli oltre 40 moduli di cui si compone l’offerta Ad Hoc Revolution di Zucchetti ti consentono di rispondere in modo appropriato alle esigenze di un’azienda in costante crescita e, quindi, con problematiche gestionali ogni volta diverse.

Puoi così decidere di acquistare in un primo momento i moduli che ritieni essenziali alla tua attività, riservandoti la possibilità di integrarli con altri più specifici successivamente.

Panoramica moduli

Caratteristiche generali

Esempi di flusso procedurale

Alcuni moduli

Per la gestione della tesoreria aziendale
La corretta gestione dei flussi finanziari ha valenza strategica rispetto al primo obiettivo aziendale di “creare valore“.

DocFinance è la soluzione integrata per la gestione anticipata della tesoreria, flussi di cassa e corporate banking.

La gestione quotidiana della tesoreria fornisce una fotografia ON LINE della situazione dei flussi, delle disponibilità e dei fabbisogni. Poiché incorpora i servizi di corporate banking, DocFinance permette di interfacciarsi in modo diretto con le banche di cui si è clienti.
Il MONITORAGGIO COSTANTE, la disponibilità ON LINE dei SALDI PER VALUTA e l’AUTOMAZIONE: in questo modo l’azienda può avvalersi di un migliore potere di negoziazione, grazie anche al CONTROLLO SISTEMATICO del costo del denaro e dei servizi.
DocFinance introduce un MODELLO DI ORGANIZZAZIONE aziendale che ottimizza le operazioni di tesoreria.

DocFinance è lo strumento di lavoro ideale per:

  • Tesorieri
  • Consulenti di direzione aziendale
  • Imprenditori

Tramite apposite regole di log è possibile effettuare un monitoraggio/controllo delle operazioni effettuate nelle varie gestioni di Ad Hoc Revolution a livello di singolo utente/gruppo caricato e sul singolo campo della tabella specificata. I dati sono parametrizzabili e le modifiche effettuate possono essere notificate a utenti/gruppi specifici.

Il modulo consente di identificare e gestire le azioni commerciali che conducono ad un riflesso indiretto sul prezzo finale di vendita\acquisto differito nel tempo (a scadenza prefissata) quali le operazioni a premio (contratti obiettivo per agenti e clienti o riconosciuti da fornitori) che possono concretizzarsi in sconti di natura monetaria o in materiale o con la corresponsione di omaggi di altra natura (punti premio ecc). Possono essere gestiti contratti relativi a Premi Fine Anno (PFA) intestati a Clienti, Fornitori, Agenti e Gruppi di Acquisto.

Il modulo Document Management gestisce in modo completo diversi tipi di documenti, generati direttamente dalla procedura oppure prodotti all’esterno. Consente inoltre di archiviare i documenti, effettuare ricerche in base ad attributi definibili dall’utente e inoltrare i file ai destinatari in base a diversi sistemi di output: Stampante, E-Mail, Fax, Net-Folder, Corporate Portal e Postalite. Il modulo può essere logicamente diviso in due sottoparti:

  • Archiviazione Documentale – ha lo scopo di archiviare sia i documenti di produzione interna (generati dal Processo Documentale) sia quelli di produzione esterna, agevolando la ricerca.
  • Processo Documentale – consente di automatizzare e rendere più rigido l’inoltro dei documenti prodotti dalla procedura stessa (attraverso il processo di Stampa o Print System) verso tutte le possibili destinazioni: Stampante, E-Mail, Fax, Net-Folder, Corporate Portal e Postalite.

Archiviazione Documentale

I file archiviati possono avere origini origine da file di produzione interna (ovvero generati da un Processo Documentale) e file di produzione esterna, che non vengono originati direttamente dal processo documentale, quali: documenti Word, PDF, grafici, immagini, ecc. Per ciascun file da archiviare è necessario definire gli attributi di archiviazione, al fine di identificare la classe documentale di riferimento (che determina il percorso di memorizzazione del file ed i parametri di ricerca) ed i parametri per la ricerca. Gli allegati possono essere associati ad un certo articolo o cliente, ma anche ad un processo documentale e possono essere ricercati mediante un’apposita funzione che mette a disposizione diversi criteri di selezione.

Processo Documentale

Il processo documentale è trasversale a tutta la procedura poiché è agganciato alla funzione di stampa standard (Print System), sulla quale è possibile attivare il processo documentale anche con anteprima a video. Al termine del processo stesso all’utente vengono notificati gli errori su tutti i documenti che non sono stati processati con i relativi motivi. Il processo documentale:

  • è associabile a diversi documenti di produzione interna riscontrabili nella procedura e pilotabile in base a diversi criteri personalizzabili dall’utente;
  • si può azionare in modo definitivo al fine di evitarne la replica non voluta;
  • può includere più destinatari di inoltro per report; prevede la compilazione automatica di oggetto e testo di inoltro.

E’ inoltre disponibile l’Extended Document Server, che consente di archiviare i documenti su uno o più Server dedicati, che si preoccupano della memorizzazione fisica dei files.

Il modulo vendite funzioni avanzate consente di selezionare in modo automatico i file da importare e le strutture EDI da utilizzare come chiavi di lettura, tali operazioni possono essere automatiche o effettuate manualmente dall’utente. Il passaggio da uno step a quello successivo è guidato da procedure batch alternative rispetto a quelle fornite dal modulo vendite e diverse per ciascuna struttura EDI.

Il modulo P.O.S. – Point of Sale – si prefigge di gestire la problematica legata alle vendite (certificate da tutte le diverse tipologie di documenti) di uno o più Negozi (o Punti Vendita), localizzati eventualmente in luoghi non accessibili tramite la rete locale (L.A.N.) della sede centrale (attraverso l’ausilio del modulo Magazzino Remoto). La vendita effettuata da un negozio aperto al pubblico (sia essa una vendita al dettaglio oppure all’ingrosso, come ad esempio quella in Cash & Carry) presenta potenzialmente elevati volumi di attività da svolgersi in tempi brevi (si pensi alla consegna di uno scontrino fiscale) da parte di personale relativamente poco skillato sul sistema informativo, bensì focalizzato sulla relazione con i clienti. Si rende necessario, perciò, un data entry semplice da utilizzare e il più possibile veloce (al fine di non rappresentare un “collo di bottiglia” per i volumi di vendita). Questi requisiti vengono raggiunti centralizzando la gestione di gran parte delle operazioni ripetitive in un’unica maschera di data entry (Vendita del Negozio), con la quale è possibile emettere qualunque tipo di documento richiesto dal cliente (scontrino, fattura, ricevuta fiscale, D.D.T.). L’archivio dei clienti del Negozio contiene tutti i clienti effettivi (ovvero presenti nell’anagrafica principale dei clienti) ed anche i clienti cosiddetti “privati”, caricati ai fini dell’emissione delle ricevute fiscali o per tenere traccia dei corrispettivi non incassati. L’utente non deve preoccuparsi del tipo di cliente da associare alla vendita, in quanto tale suddivisione è per lui assolutamente trasparente. Il modulo prevede le seguenti funzionalità di rilievo:

  • interfacciamento con diversi registratori di cassa in modalità emettitore scontrino;
  • possibilità di caricare i movimenti di vendita anche con l’ausilio di lettori ottici con memoria;
  • gestione delle Fidelity Card, ad accumulo punti e con importo prepagato;
  • promozioni, definibili con accurati criteri di validità (paniere omogeneo di articoli o mix match, intervallo di giorni ed ore, requisiti minimi di pezzi ed importo ecc.), con effetti in termini di sconti, articoli omaggio e punti fidelity;
  • kit commerciali, con funzione di valorizzazione automatica del prezzo, che producono movimenti di magazzino automatici di scarico dei componenti;
  • gestione articoli con Barcode a Peso Variabile, per i quali la confezione non ha un peso predeterminato, come ad esempio il caso dei “freschi” (latticini, salumi, pane, carne ecc.);
  • analisi del Rischio cliente e gestione degli incassi corrispettivi anche per i clienti “privati”.

Il modulo consente di organizzare in modo ottimale le attività aziendali garantendo un miglior coordinamento delle risorse interne, è quindi possibile annotare appuntamenti presso clienti o attività personali da svolgere senza una scadenza predefinita. Le funzionalità principali possono essere riassunte nei seguenti elementi:

  • Attività
  • Struttura Aziendale
  • Contratti e Manutenzioni
  • Impianti/struttura organizzativa clienti

Attività

Le attività rappresentano le mansioni che dovranno svolgere o che hanno svolto determinate risorse, tipicamente personale dell’azienda. Possono essere pianificate con diversi status, “Provvisoria” o “Da svolgere”, ed essere inserite in agenda come appuntamenti programmati, oppure, aggiunte a consuntivo, ad esempio per registrare i lavori effettuati a fine giornata. Le attività svolte possono generare in modo automatico le fatture relative alle prestazioni erogate ai clienti dell’azienda. Per ciascuna attività è possibile specificare più prestazioni (anche in modo preventivo) mediante modelli di attività. Le attività possono essere collegate mediante raggruppamenti (iter) abbiano che diano loro una precisa sequenza temporale e facendo in modo che le variazioni apportate ad una attività incidano automaticamente su quelle successive. Le attività possono anche essere correlate ed essere, di conseguenza, visualizzate come dettaglio di una pratica. Una rubrica globale consente di visualizzare i dati in archivio, mettendo in evidenza le informazioni principali, e facilita la ricerca dei nominativi. Sulla base delle attività caricate in archivio è possibile ottenere automaticamente la vista grafica di un calendario interattivo ed il diagramma GANTT che evidenzia l’occupazione di ogni risorsa.

Struttura aziendale

Nell’archivio “risorse umane” potranno essere definite le persone, i gruppi e le loro relazioni, per i gruppi è inoltre possibile indicare uno o più responsabili. Per ogni persona possono essere elencate le tipologie di attività che può svolgere, al fine di poter selezionare solo quelle di sua competenza nelle fasi di imputazione.

Contratti e manutenzioni

E’ possibile predisporre diverse tipologie di contratto per ogni Cliente/Sede, nonché contratti che prevedono l’addebito periodico di un canone (ad esempio per servizio assistenza), con definizione di un monte ore che verrà consumato automaticamente in base alle attività registrate. Si ha inoltre la facoltà di gestire contratti di assistenza e/o manutenzione con impatto sul flusso documentale e/o sul calendario delle attività aziendali, in quanto i contratti possono prevedere la generazione automatica di documenti da fatturare e/o di attività da inserire a calendario.

Impianti/struttura organizzativa clienti

Questa funzionalità consente di mappare la struttura organizzativa dei clienti ai quali vengono forniti servizi di assistenza. Ogni componente dell’impianto è definibile liberamente ed associabile ad uno o più attributi, al fine di agevolare la fase di “data entry” a fronte di richieste del cliente, inserite come attività contestuali al loro verificarsi (servizio di “call center”) oppure a consuntivo.

Questo modulo permette di predisporre le fatture nel formato CBI ed di integrare le funzionalità di interfaccia verso la banca, con le seguenti modalità consentite dal protocollo:

  • creazione della sola testata della fattura;
  • creazione della testata e del corpo in formato libero, che consente l’invio della fattura (ad esempio in formato PDF);
  • creazione della testata e del corpo in formato White Label, adottando tutte le specifiche messe a disposizione del protocollo

Il modulo gestisce la logistica del Conto Lavoro Passivo: comprende l’inoltro degli ordini ai fornitori terzisti, l’emissione dei documenti di trasporto per i materiali (tenendo conto dei materiali forniti direttamente dai terzisti e della giacenza nel magazzino del terzista), e infine il caricamento dei documenti di trasporto di acquisto (con l’effetto di scaricare il magazzino del terzista). In definitiva, il modulo Conto Lavoro permette la gestione dei flussi logistici di andata dei materiali verso i fornitori Terzisti e di ritorno dei prodotti finiti/semilavorati, sulla base degli ordini di lavorazione esterna (Ordini di Conto Lavoro – O.C.L.) da affidare ai fornitori Terzisti (generati dalla pianificazione fabbisogni presente nel modulo Gestione Produzione, che è un prerequisito del Conto Lavoro).

Il modulo rappresenta un utile strumento per affrontare e risolvere le problematiche tipiche delle imprese di produzione o assemblaggio, attraverso la conoscenza e l’utilizzo di tutte le informazioni necessarie per programmare la produzione. E’ possibile memorizzare la composizione di ogni articolo (distinta base) con i materiali necessari e le lavorazioni da eseguire (cicli semplificati). Il costo di ogni articolo viene ottenuto considerando la somma dei costi dei materiali utilizzati e delle lavorazioni eseguite, considerando gli scarti, gli sfridi (con le relative percentuali di recupero) ed eventualmente una maggiorazione per computare i costi non esplicitati. La produzione viene gestita attraverso tre fasi fondamentali:

  • il caricamento di un piano di produzione,
  • l’impegno dei componenti con relativo ordine del prodotto finito,
  • il carico da produzione del prodotto finito con relativo scarico dei componenti utilizzati nel processo di produzione.

Ad ognuna di queste tre fasi è associata una funzione del modulo; in alternativa è possibile gestire la produzione interamente dai documenti, conferendo al modulo la flessibilità necessaria ad adattarsi ad ogni realtà aziendale. Inoltre l’utilizzo dei documenti permette una più completa interazione con gli altri moduli della procedura: è ad esempio possibile utilizzare le proposte di acquisto presenti nel modulo acquisti per la generazione automatica di ordini alla produzione dei prodotti finiti, sulla base degli ordini da clienti, così come gli ordini a fornitore relativi ai componenti necessari alla produzione.

Distinta base

La distinta base definisce la composizione di un certo articolo di magazzino; tutte le operazioni di produzione si riferiscono ad un articolo di magazzino con associata una certa distinta base. La procedura gestisce così le distinte base variante: si possono infatti gestire componenti che variano in base all’articolo di magazzino utilizzato nell’operazione di produzione. Inoltre, in base all’articolo di magazzino che in un determinato momento richiama la distinta base, potranno essere indicati uno o più componenti variante con i rispettivi coefficienti di impiego.

Cicli semplificati

Ogni distinta base può fare riferimento ad un ciclo semplificato, contenente l’elenco delle risorse (ad esempio prestazioni di manodopera) necessarie alla produzione dell’articolo relativo alla distinta. Per ogni risorsa deve essere indicata la quantità necessaria (ad esempio 30 minuti per l’imballaggio del PC) ed il relativo costo unitario. Questa associazione consente sia di avere un maggiore dettaglio informativo, sia soprattutto di ottenere il costo totale della distinta comprensivo anche dei costi di lavorazione, oltre a quelli derivanti dai materiali.

Il modulo si propone di gestire le attività aziendali di vendita e marketing rivolte alla redazione dei documenti di offerta e di promozione a clienti potenziali ed effettivi. Vuole essere di supporto alle attività di vendita di “prodotti” complessi, come servizi o forniture articolate in molte parti (ad esempio vendita chiavi in mano di hardware, software e servizi), nei quali l’offerta si esplicita spesso in un documento di varie pagine con un layout strutturato. L’elemento centrale del modulo è rappresentato dai Nominativi, ovvero dai soggetti con i quali l’azienda intraprende rapporti commerciali attivi. I Nominativi possono essere semplici Potenziali, Leads che ricoprono un certo interesse per l’azienda, Prospect soggetti di una trattativa commerciale, oppure clienti effettivi (nel caso sia intervenuta una transazione commerciale); questi ultimi saranno presenti anche nell’anagrafica principale dei clienti. Per ciascun Nominativo sono definibili le persone con le quali l’azienda ha rapporti diretti, ovvero i Contatti. L’elenco dei Contatti può essere esportato ed importato verso/da Microsoft Outlook, allo scopo sia di attingere nominativi da banche dati esterne, sia di condividere gli stessi all’esterno della procedura. L’Offerta viene compilata in modo guidato attraverso l’indicazione della sequenza di sezioni della quale si compone: campi fissi di testata (come il nominativo, la data dell’offerta ecc.), semplici descrizioni, informazioni strutturate in un file, oppure elenchi di articoli/servizi (eventualmente sintetizzati in raggruppamenti logici: gruppi e sottogruppi). Vista l’importanza degli aspetti formali della documentazione commerciale, le offerte possono essere generate in un formato strutturato mediante l’ausilio di un Word Processor. Il documento dell’offerta potrà essere prodotto direttamente in tale formato, in modo da permettere un facile adattamento da parte dell’utente, e/o in formato PDF. Di ogni offerta viene anche garantita la tracciabilità di tutte le versioni prodotte prima della definitiva conferma (Versioning dell’Offerta). Sono presenti funzionalità di datawarehousing sull’intero portafoglio delle offerte effettuate nel tempo: l’utente può definire criteri di elaborazione statistiche preimpostati, stabilendo un ordine tra le diverse dimensioni dell’analisi: Attributi, Periodi, Classi Importo e Priorità, Operatore, Agente e altri campi di raggruppamento. Il risultato mette a confronto l’intero portafoglio offerte con quelle confermate (numero, importo totale e medio), e per queste ultime determina anche i giorni medi di gestione trattativa (data di conferma ultima versione – data registrazione prima versione) e il numero medio di revisioni.

Il modulo permette di ottenere una maggiore “tracciabilità” delle transazioni logistiche attraverso nuove dimensioni dei movimenti di magazzino:

  • i Lotti: insiemi quantitativi di uno stesso articolo, resi omogenei dalla stessa partita di carico
  • le Ubicazioni: sotto-parti di un magazzino

Lo scarico di un lotto può essere ulteriormente guidato dalla procedura attivando la funzione di Consumo Automatico. Dopo l’imputazione del codice articolo, sulle righe dei documenti e movimenti di magazzino, verrà automaticamente proposto il lotto con data di scadenza più ravvicinata e data di creazione più vecchia (con una logica F.I.F.O.), allo scopo di smaltire le scorte con maggior rischio di deperimento/svalutazione. Contestualmente al Lotto, la procedura preimposta anche il Magazzino e l’ubicazione nei quali risulta depositato. Il modulo è corredato di diverse funzioni con le quali poter monitore la tracciabilità dei movimenti legati ad un certo lotto, così come la disponibilità di magazzino dettagliata per ubicazione e lotto. È possibile visualizzare e stampare tutti i movimenti logistici legati a certi lotti e/o ubicazioni, analizzare i lotti presenti all’interno di un’ubicazione (Inventario Fisico) e viceversa le ubicazioni dove risulta depositato un certo lotto di articoli al fine di facilitarne il prelievo (Picking Lotti), infine avere il dettaglio dei lotti che sono in scadenza entro un certo intervallo di tempo e di quelli già scaduti.

Il modulo rappresenta uno strumento per controllare e riepilogare in maniera personalizzabile le movimentazioni di magazzino effettuate manualmente o attraverso i documenti emessi e ricevuti dall’azienda. Le statistiche elaborate si concretizzano in una serie di stampe con la possibilità di integrare MS Excel per la creazione di grafici. I criteri di selezione e accorpamento dei dati oggetto dei report sono definibili dall’utente attraverso uno strumento dinamico che permette di ottenere statistiche sulla movimentazione della merce a livello di quantità e valori ma anche di acquisire significative informazioni sugli ordini e offerte emesse o ricevute (ordinato, impegnato, riservato). I dati possono essere disposti in fase di stampa su più livelli di dettaglio permettendo un’analisi molto specifica a seconda delle esigenze di controllo o riepilogo.

Archivio statistico

Al fine di permettere una manipolazione dei dati senza però compromettere le registrazioni di origine, i dati contenuti nella procedura (movimenti di magazzino e documenti) vengono copiati in un apposito archivio. Questo archivio contiene quindi tutte le informazioni necessarie per l’elaborazione di statistiche. E’ l’utente a definire di volta in volta il periodo per il quale intende copiare i dati e, se il periodo si sovrappone a quello già creato, i movimenti vengono rielaborati e rigenerati, prendendo quindi in considerazione anche eventuali rettifiche effettuate nei periodi già copiati.

Criteri di elaborazione

L’utente può definire i criteri di elaborazioni statistiche che meglio corrispondono ai dati necessari alla valutazione dell’andamento aziendale, partendo da oltre venti tipi di raggruppamento precaricati nella procedura, quali ad esempio il cliente/fornitore, l’agente, la zona, l’articolo/servizio, il magazzino, l’unità di misura, il periodo, ecc. L’utente definisce inoltre la sequenza di elaborazione statistica indicando l’ordine e il tipo di operazioni da eseguire al fine di ottenere una stampa oppure un grafico MS Excel. Questa caratteristica permette di ottenere un alto grado di personalizzazione.

Output statistiche

Un’evoluta maschera di stampa permette all’utente di impostare i filtri per la stampa dei risultati e di selezionare il criterio di elaborazione da utilizzare: si potranno così generare statistiche per singolo agente o zona specifica o dato prodotto, ecc. E’ possibile impostare più periodi a confronto (fino a tre) e definire la valuta da utilizzare per la stampa dei risultati. Nella stampa è prevista una pagina di riepilogo dei criteri utilizzati ed i filtri impostati, mentre alcuni dei modelli di Excel forniti prevedono già la creazione e quindi la visualizzazione di grafici, senza quindi la necessità di associare un grafico al criterio di elaborazione.

Gli ordini clienti/fornitori costituiscono parte integrante del flusso documentale di Ad Hoc Revolution: definendo opportunamente le causali ordini è possibile generare gli ordini da documenti di origine – come le offerte inviate ai clienti – ed evaderli direttamente con una fattura o mediante altri documenti (note di intervento, buoni di prelievo, D.D.T. ecc.).

Disponibilità nel tempo

Attraverso questa funzione è possibile ottenere una situazione prospettica della disponibilità di magazzino di un certo articolo, utile sia per pianificare i riordini della merce e delle materie prime, sia per navigare all’interno degli ordini a fornitore/ordini da clienti ancora aperti. Per calcolare la disponibilità nel tempo la procedura determina innanzitutto la disponibilità odierna, considerando evasi tutti gli ordini con data di prevista evasione scaduta. Sulla base di questa disponibilità vengono letti gli ordini a fornitori e gli ordini da clienti con data di prevista evasione superiore a quella definita nell’interrogazione, determinando così la disponibilità nel tempo.

Tracciabilità documenti

Grazie alla definizione del flusso documentale è possibile visualizzare la storia dei documenti appartenenti sia al ciclo vendite sia al ciclo acquisti: per ciascun documento selezionato saranno rintracciati i documenti a monte (padri) e a valle (figli). E’ così possibile impostare come base della ricerca un documento ordine cliente e ricercare tutti i documenti ad esso associati, precedenti e seguenti: i precedenti possono essere le offerte, i seguenti invece possono essere i documenti di evasione rappresentati da DDT, fatture accompagnatorie, ecc. La tracciabilità documenti risulta molto utile per verificare lo stato di avanzamento di un ordine o di una commessa (o della merce in genere). Si pensi ad un flusso documentale dove l’evasione dell’ordine non avviene direttamente con un documento di trasporto, bensì con una serie di documenti interni che scandiscono l’avanzamento dell’ordine prima dell’effettiva spedizione. In tal caso, alla richiesta di informazioni sullo stato dell’ordine da parte del cliente si può in ogni momento rispondere in modo puntuale verificando semplicemente l’ultimo documento della catena che viene presentato dalla funzione di tracciabilità documenti.

Gestione fatture d’anticipo

Nel caso di acconto non contestuale a consegna/erogazione della merce esiste l’obbligo di emissione fattura d’anticipo, contenente una sola riga di acconto, sulla quale dovrà essere indicato l’importo ricevuto dal cliente. Mediante la funzionalità di gestione fatture d’anticipo, presente in questo modulo è possibile associare una fattura d’anticipo ad un ordine di riferimento: nel momento in cui saranno fatturati i documenti di trasporto derivanti da tale ordine, la procedura provvederà automaticamente a detrarre l’importo dell’acconto all’interno della fattura riepilogativa (per un valore massimo pari a ciò che viene fatturato, o ad una percentuale dello stesso stabilita dall’utente sull’ordine).

La gestione del ciclo acquisti è speculare rispetto al ciclo vendite e consente la gestione di tutti i documenti da/verso i diversi fornitori dell’azienda: documenti di trasporto di ricevimento ed inoltro merce, fatture passive, note di credito ricevute e documenti interni (che includono le restanti categorie), tutti ampiamente personalizzabili attraverso l’impostazione delle causali documenti. Anche le fatture passive (eventualmente generate dai D.D.T. di acquisto precedentemente caricati) possono essere contabilizzate in modo automatico, mediante l’apposita funzione presente nel modulo di contabilità generale.

Contratti d’acquisto

Negli acquisti, come nelle vendite, è possibile caricare dei contratti per definire condizioni particolari. Nel modulo acquisti, però, i contratti assumono una maggiore importanza, in quanto prerogativa per la selezione del fornitore nella gestione delle proposte d’acquisto. Se infatti l’azienda non si rifornisce abitualmente, per un dato articolo, dallo stesso fornitore, nei contratti di acquisto verranno caricate le condizioni dei vari fornitori, specificando oltre al prezzo ed eventuali sconti, il tempo di approvvigionamento, la quantità minima di riordino, il lotto di riordino e altri parametri soggettivi quali l’affidabilità e la priorità assegnata dall’utente al fornitore.

Gestione proposte d’acquisto

Le Proposte d’Acquisto (PdA) permettono il calcolo dei Fabbisogni in funzione degli impegni e degli acquisti derivanti da ordini, e della giacenza in magazzino degli articoli. Le proposte di acquisto sono di fondamentale importanza sia per le aziende commerciali, sia per quelle di produzione: attraverso questa funzionalità e la sua integrazione con il modulo magazzino produzione, è possibile gestire il piano principale di produzione (M.P.S.) degli articoli composti (strutturati mediante una distinta base di componenti). La selezione del fornitore può avvenire in base ad un fornitore abituale o attraverso la selezione del miglior fornitore in base al tempo di approvvigionamento, al prezzo, all’affidabilità o alla priorità. Il tipo di schedulazione può essere definita a fabbisogno puro, con lotto multiplo e a quantità minima (analizza i fabbisogni previsti nel tempo, in base alle date di prevista evasione degli ordini) o a scorta (analizza i fabbisogni attuali, considerando solamente la giacenza di magazzino; questo metodo è ottimale nel caso di domanda abbastanza prevedibile). La generazione delle proposte di acquisto andrà ad esplicitare i fabbisogni degli articoli nei diversi periodi dell’orizzonte temporale futuro, la cui suddivisione è definibile liberamente dall’utente, indicando il numero di periodi giornalieri, settimanali, mensili e trimestrali nei quali deve essere composto. La procedura genera delle proposte di acquisto suggerite che, una volta confermate, potranno essere trasformate in ordini a fornitori.

Causali documento

Ad Hoc Revolution permette di gestire un numero potenzialmente infinito di documenti. Esistono infatti diverse tipologie di documento a cui sono associate caratteristiche che saranno comuni, ad esempio a tutti i documenti di trasporto, piuttosto che a tutte le fatture. Per ogni categoria l’utente può definire “n” causali documento e potrà così creare documenti, con le caratteristiche di cui necessita: come il documento deve aggiornare i saldi di magazzino o come confluire in contabilità generale. Nelle causali è inoltre possibile definire da quale documento precedente il documento in questione debba importare le informazioni, definendo così il flusso documentale. Gestione documenti Grazie alla flessibilità garantita dal flusso documentale e da una serie di automatismi, il caricamento di un documento è estremamente veloce: caricato il codice cliente ad esempio su un DDT, vengono richiamati la valuta, il codice pagamento, ecc. Il dettaglio degli articoli può essere definito sulle righe del documento, oppure importato da un documento precedente, ad esempio l’ordine. I prezzi degli articoli, così come il totale documento, vengono calcolati in base a parametri preimpostati (listini, contratti, ecc.), dando comunque la possibilità all’utente di modificarli.

Politica dei prezzi

I prezzi unitari da proporre sulle righe dei documenti vengono determinati automaticamente dalla procedura in base ai listini, e ai contratti associati al documento o al cliente. Il totale documento tiene inoltre conto di eventuali ulteriori sconti/maggiorazioni definiti sul cliente, o associati al tipo di pagamento.

Provvigioni

Le provvigioni vengono calcolate sia per l’agente che per il capo area direttamente dai documenti di vendita e possono essere maturate alla data fattura, alla data scadenza oppure alla data dell’incasso. Per ogni agente, oltre ai dati anagrafici, vengono indicate le date di inizio e fine rapporto, se l’agente è mono o plurimandatario, se è soggetto a contributo previdenziale o a quello assistenziale, se è soggetto al Fondo Indennità per Risoluzione del Rapporto (F.I.R.R.), se è un capo area e qual è la categoria provvigioni di appartenenza. La gestione comprende il calcolo dei versamenti trimestrali ai fini del calcolo dei contributi Enasarco e del versamento annuale al F.I.R.R., nonché la stampa delle distinte di versamento e le certificazioni per gli agenti.

Rischio clienti

La procedura permette di controllare l’esposizione del cliente e quindi decidere con cognizione di causa se procedere o meno. E’ possibile stabilire in quali documenti debba essere automaticamente attivata la funzione di controllo del rischio cliente. Nel caso in cui l’importo del documento in essere superi il fido residuo, la procedura avvisa l’utente; il documento potrà essere confermato o meno, anche in base a quanto definito sull’anagrafica clienti. Il fido disponibile viene calcolato sottraendo all’importo del fido concesso al cliente le partite ancora aperte, gli effetti in scadenza, gli effetti scaduti, gli ordini in essere, i DDT emessi e non fatturati e le fatture emesse e non ancora contabilizzate.

E’ possibile creare magazzini reali o logici: i primi sono intesi come quelli in cui esistono fisicamente gli articoli, mentre quelli logici sono rappresentati, ad esempio, dall’insieme degli articoli dati in visione ai clienti. Di conseguenza un magazzino può essere classificato come magazzino fiscale o non fiscale, a seconda della sua partecipazione (o meno) all’elaborazione dell’inventario fiscale aziendale. Ad esempio, non è un magazzino fiscale quello contenente articoli di terzi in riparazione.

Articoli e servizi

La procedura presenta due archivi distinti per la gestione di articoli e servizi, in cui è possibile definire, oltre ad una descrizione breve ed una più esaustiva (senza limiti di numero caratteri), due unità di misura, il codice Iva e l’eventuale voce di costo/ricavo per la gestione dell’analitica. Gli articoli hanno, rispetto ai servizi, informazioni aggiuntive relative a dati tecnici, commerciali e dati necessari al riordino, differenziabili per magazzino. I servizi possono essere a quantità e valore, a valore o descrittivi, per poter gestire sia tariffe orarie che canoni fissi che righe aggiuntive nei documenti. Articoli e servizi possono essere identificati da uno o più codici alternativi di ricerca. Questi codici alternativi di ricerca, compresi i codici a barre, possono essere di origine interna od esterna all’azienda. Ad ogni codice di ricerca è possibile associare un’unità di misura diversa rispetto a quella alternativa definita in anagrafica articoli. E’ possibile creare i codici a barre automaticamente in base al codice EAN e al codice produttore.

Causali

Le causali di magazzino indicano alla procedura se il movimento richiede l’impostazione di un cliente o fornitore, se e come devono essere aggiornati i saldi di magazzino relativi agli acquisti o alle vendite oppure i saldi relativi ad altri movimenti (resi, trasferimenti, aggiustamenti ecc.). Viene inoltre indicata, per le operazioni intra, la natura delle transazioni. Una causale può essere collegata ad un’altra con il risultato che un’operazione può generare due movimenti, come avviene tipicamente per il trasferimento merce, definita come una normale causale di scarico dal primo magazzino e collegata con una causale di carico sul secondo magazzino.

Inventario

L’elaborazione dell’inventario consente di estrarre i dati degli articoli relativi all’esistenza, alle vendite e agli acquisti e riporta inoltre diverse valorizzazioni, quali il prezzo medio ponderato dell’esercizio, prezzo medio ponderato del periodo, prezzo ultimo, costo medio ponderato dell’esercizio, costo medio ponderato del periodo, costo ultimo, costo ultimo standard, FIFO continuo, LIFO continuo e FIFO a scatti. La funzione di rivalorizzazione trasferimenti e consumi rielabora i movimenti relativi a trasferimenti e consumi indipendentemente dalla sequenza di caricamento.

Listini

E’ possibile definire “n” listini in valuta di conto o in altra valuta, al lordo o al netto dell’Iva, eventualmente gestiti a scaglioni e validi per periodi di tempo anche sovrapposti per permettere la gestione di eventuali periodi promozionali. Ogni listino comprende un elenco di prezzi relativi a tutti gli articoli o a una parte.

Il modulo consente di trasferire i movimenti contabili e i bilanci dell’azienda verso la procedura Apri utilizzata dai commercialisti. L’utente interagisce con lo studio attraverso una procedura di

* export semplificata o
* export avanzata.

Nel primo caso l’azienda si avvale della collaborazione del commercialista per analisi di bilancio e compilazione della dichiarazione dei redditi in quanto gestisce in proprio la contabilità; nel secondo caso l’azienda, pur gestendo la contabilità, si avvale del commercialista per adempiere ad obblighi fiscali che riguardano i registri Iva, le dichiarazioni periodiche e la stampa del libro giornale. Le registrazioni contabili o i saldi vengono esportati tramite un file ASCII. Attraverso una maschera di import è possibile importare nella procedura le anagrafiche dello studio. Più precisamente attraverso un file ASCII predefinito si importa l’archivio clienti/fornitori, piano dei conti e causali contabili per permettere quindi l’associazione con le anagrafiche di Ad Hoc Revolution. Tramite altro file ASCII predefinito si importano invece gli eventuali movimenti contabili di rettifica effettuati dallo studio.

Per rendere possibile l’integrazione tra la contabilità di Ad Hoc Revolution e quella delle procedure Zucchetti è presente all’interno del modulo una tabella di trascodifica, che associa le causali contabili ed i codici Iva definiti in Ad Hoc Revolution con le norme, le causali contabili, i codici Iva ed i codici Intra presenti nelle procedure per commercialisti Zucchetti e preventivamente importati nella procedura. Ogni cliente, fornitore, conto, mastro di Ad Hoc Revolution dovrà essere associato al relativo codice presente nello studio, in modo da poter verificare gli stessi nelle due diverse procedure.

Unità studio

Il modulo comprende alcune operazioni di servizio inerenti alla gestione della duplicazione trascodifiche, i ripristini, la generazione automatica codici clienti/fornitori e marcatura dei movimenti contabili.

Costituisce un utilissimo strumento per l’importazione di dati provenienti dall’esterno, allo scopo sia di permettere un’integrazione costante con altre procedure gestionali (importazione ripetuta), sia di effettuare una migrazione degli archivi dovuta ad una sostituzione del sistema gestionale (importazione una tantum). E’ possibile importare sia gli archivi che i movimenti contabili, di magazzino e dei documenti.

Logica funzionale

Il funzionamento del modulo può essere riassunto come segue:

* lettura dei files da importare (da sorgente ASCII o ODBC) preventivamente specificati nei tracciati di importazione,
* segnalazione dell'eventuale mancanza di file da importare,
* interpretazione dei records dei file da importare, in base a quanto definito nei tracciati,
* conversione dei valori contenuti nel file da importare in base alle trascodifiche impostate,
* completamento campi non specificati con valori predefiniti,
* assegnazione del valore di default previsto dalla procedura ai campi vuoti senza valori predefiniti,
* controllo dell'esistenza dei campi obbligatori,
* scrittura del resoconto se richiesto. In caso di errori di importazione, la procedura rimanda al resoconto dando la 
possibilità di non effettuare l'aggiornamento del database con i dati importati, in alternativa sarà necessario
cancellare i files di origine.

Configurazioni

Il modulo presenta una serie di archivi, quali tracciati di importazione, sorgente dati ODBC, archivi di destinazione, valori predefiniti e trascodifiche che permettono un’accurata configurazione del modulo prima di eseguire l’effettivo import dei dati. Una serie di stampe permette inoltre di monitorare e verificare tale configurazione.

Importazione archivi e documenti

Dopo aver definito gli appositi archivi è possibile effettuare l’importazione vera e propria delle anagrafiche contabili, dei movimenti contabili, delle anagrafiche di magazzino e dei movimenti di magazzino e documenti specificando di volta in volta quali archivi si intendono importare; con l’emissione di eventuali resoconti è possibile analizzare il risultato dell’importazione stessa.

Resoconti

Al momento della definizione del criterio di importazione, l’utente può specificare se compilare o meno il resoconto. I resoconti vengono memorizzati in un archivio al fine di potere risalire ai record importati, data ed ora di inizio e di fine import ed il risultato dell’operazione con dettaglio di eventuali problemi riscontrati.

Il modulo affronta e risolve la problematica della produzione di beni o servizi su commessa, o meglio su progetto unico (quasi irripetibile, impianto), attivata su ordine del cliente, la cui ripetizione non è prevedibile con sufficiente attendibilità e non risulta quindi possibile formulare previsioni di domanda o prevedere giacenze di magazzino, problematica tipica delle imprese cantieristiche (navali, edili, stradali), di produzioni su progetto (macchine industriali, impianti e SW su commessa) o di fornitura di servizi complessi. Base dei progetti sono le attività, a cui sono associati impieghi di manodopera (o lavoro intellettuale), di materiali ed appalti esterni. La pianificazione fabbisogni è gestita con la generazione automatica di documenti interni di impegno, fabbisogni di manodopera interna, di materiali e appalti a ditte esterne (con la compilazione dei necessari ordini a fornitori) ed è possibile generare automaticamente le proposte di acquisto in base alla disponibilità nel tempo ed al criterio di selezione del fornitore, che possono quindi essere trasformate in ordini a fornitori.

Il modulo è interfacciato con MS Project per la tempificazione delle attività (date di inizio/fine attività, vincoli tra le attività) ed i progetti sono gestibili con una facile visualizzazione ad albero. La struttura

Per realizzare il progetto/prodotto rispettando i tempi e i costi concordati è possibile realizzare un pre-progetto, suddiviso in macro attività, più o meno dettagliate, fino a considerare le singole attività elementari. La procedura permette di limitare il dettaglio del progetto preventivo ad insiemi di attività (conti e sottoconti), per definire in un secondo tempo il dettaglio delle attività elementari. Ogni progetto è composto ad albero suddiviso in conti, ciascuno divisibile in sottoconti fino alla definizione delle attività elementari. Per ogni attività sono definiti i materiali, le lavorazioni eseguite da personale interno e le lavorazioni affidate a imprese terze (appalti).

Gestione del progetto

Per la formulazione dell’offerta al cliente è possibile redigere un preventivo iniziale, definendo un pre-progetto che verrà dettagliato dando origine al progetto operativo, solo dopo l’accettazione del committente. Un progetto può avere tempi lunghi, per cui si devono tempificare le attività (eventualmente con MS Project) che saranno eseguite in momenti diversi mentre i fabbisogni collegati dovranno essere disponibili in tempi diversi. Un’apposita funzione analizza i movimenti preventivi collegati alle attività da iniziare in un dato periodo e genera documenti interni di impegno dei fabbisogni previsti, che serviranno per scaricare i materiali dal magazzino, per sollecitare le ditte appaltatrici oppure per programmare l’impiego di manodopera o attrezzi.

Controllo di gestione

In ogni momento è possibile monitorare l’avanzamento di progetto, in termini di costi per tipologia, costi e ricavi e margini. E’ inoltre possibile effettuare un’analisi per indici di commessa nonché un’analisi del cash flow di commessa.

Il modulo gestisce in modo esaustivo le problematiche connesse a:

  • assestamento delle scritture contabili
  • riclassificazione del bilancio
  • analisi per indici
  • confronto fra bilanci previsionali e consuntivi

E’ prevista altresì la completa gestione della contabilità analitica tramite strutture di bilancio liberamente definibili sia per voci, che per centri di costo/ricavo e indici liberamente definibili sulle voci di analitica specificate. Per garantire una maggiore velocità di elaborazione, la procedura importa in un apposita base dati i soli saldi elaborati per determinati periodi. I dati, estrapolati automaticamente dalla primanota contabile, sono suddivisi per conto o mastro e periodo; inoltre, sempre durante la fase di elaborazione vengono generate in automatico le scritture di assestamento, quali le rilevazione di fatture da emettere e da ricevere in base ai documenti, il calcolo e la rilevazione ratei, il calcolo risconti e la valutazione rimanenze ed il calcolo ammortamento beni.

Il modulo permette inoltre di ridefinire il contenuto di certi conti del PdC per questioni legate alla riclassificazione (si pensi alla problematica di suddivisione dei crediti e debiti a breve, medio e lungo periodo), oppure estrarre altri tipi di dati in forma automatica secondo interrogazioni liberamente definibili dall’utente.

Nella gestione della contabilità analitica i costi ed i ricavi vengono classificati su voci di costo e ricavo che a loro volta vengono imputate sui centri di costo o ricavo di riferimento. Questo permette di avere una modalità di rilevazione dei dati all’interno della contabilità analitica integrata con la contabilità generale, garantendo la congruità dei dati tra le due gestioni. Per tutti i conti di costo o di ricavo utilizzati in contabilità generale, che poi devono aggiornare i dati di contabilità analitica, è possibile definire un criterio di ripartizione e di destinazione sulle voci di costo o ricavo e su centri di costo o ricavo, facendo così nascere un legame fra le due contabilità. All’interno del modulo di analitica è sufficiente predisporre un archivio delle voci di costo o ricavo che dovranno ricevere il conto di costo o ricavo utilizzato in contabilità generale. Le voci di costo o ricavo verranno poi associate ai rispettivi centri di costo o ricavo, che rappresentano la più piccola unità contabile su cui imputare tali voci. I centri di costo o di ricavo possono essere:

* finali, in cui vengono imputate le voci sicuramente di competenza e che non devono essere più ripartite con alcun altro 
centro di costo o ricavo * intermedi, che ricevono sempre le voci di costo o ricavo, ma di competenza indiretta poiché il centro di costo o ricavo
dovrà essere ripartito su altri centri di livello inferiore fino a giungere a quelli finali * transitori, che permettono di effettuare l'associazione in un momento successivo

Dai movimenti di contabilità generale l’aggiornamento delle voci e dei centri di costo o ricavo può avvenire in modo automatico o semiautomatico; nel primo caso l’operatore conferma la registrazione di primanota e contemporaneamente vengono aggiornati i dati di analitica, in base all’associazione fatta tra conto di contabilità generale, voce e centro di costo o ricavo e parametro di ripartizione; nel secondo caso l’operatore ha la possibilità di modificare o caricare al momento le voci e centri di costo o ricavo da associare ai conti di costo/ricavo utilizzati nella registrazione di primanota. E’ comunque possibile gestire la contabilità analitica separatamente dall’imputazione della contabilità generale attraverso un’apposita funzione.

Bilanci di analitica

L’utente può ottenere diverse tipologie di bilanci di analitica, da quello per voce e centro di costo fino a quello per commessa: nel bilancio per voce e centro di costo/ricavo viene riportato ad esempio l’elenco dei centri di costo/ricavo a cui ogni singola voce è stata associata, con i relativi totali per centri di costo/ricavo. Il bilancio per conto e centro di costo/ricavo permette invece, partendo dal conto di contabilità generale, di risalire all’elenco dei centri di costo o ricavo che sono stati imputati su di essi. Il bilancio di commessa, inoltre, riporta, per ogni commessa/cantiere, l’elenco delle voci di costo o ricavo e dei centri di costo o ricavo che sono stati associati alle commesse stesse.

Analisi scostamenti

Il modulo può essere utilizzato anche come strumento di programmazione in quanto permette all’utente di inserire dei movimenti a carattere previsionale in modo tale da poter verificare se le ipotesi fatte all’inizio della gestione si sono verificate e, in caso contrario, in quale misura si sono discostate. La determinazione degli eventuali scostamenti, per centro di costo ricavo o commessa, diventa così il primo passo per una gestione di un’azienda volta sempre a migliorarsi.

Permette l’elaborazione dell’Estratto Conto Bancario e dello Scalare in base ai movimenti di conto/corrente effettuati con le banche, per le quali sono impostabili le diverse condizioni applicate: periodi di capitalizzazione interessi attivi e passivi e di addebito spese, tasso creditore e debitore, commissione di massimo scoperto, spse operazioni e di tenuta conto, ecc. Tali movimenti possono essere inseriti direttamente in Primanota, con l’ausilio di modelli predefiniti impostabili direttamente dall’utente, e vengono generati automaticamente dalle funzioni di contabilizzazione Distinte Effetti/Bonifici ed Insoluti. Sono anche gestiti i Conti di Compensazione aperti con clienti e fornitori: in tal caso, in fase di contabilizzazione dei documenti attivi e passivi, le partite dei clienti/fornitori saranno automaticamente stornate con l’opportuno conto di compensazione.

Il contenzioso permette di automatizzare la gestione dei mancati pagamenti e degli insoluti (effetti indicati in una distinta non pagati). Nel caso di insoluto, la partita sarà già stata chiusa attraverso la contabilizzazione di una distinta effetti, perciò la procedura provvederà alla sua riapertura mediante una registrazione contabile di insoluto. Attraverso diversi livelli di avanzamento di un contenzioso risulta possibile inviare solleciti con opportuni testi preimpostati. Contestualmente alla registrazione di un contenzioso, è inoltre possibile decidere di bloccare le operazioni di vendita con un cliente, oppure porlo in uno stato di moratoria attribuendogli una diversa modalità di pagamento (tipicamente rimessa diretta o bonifico). La procedura registra automaticamente tutte le operazioni di incasso dei contenziosi, anche parziali. Nel caso di incasso totale provvede inoltre alla sua chiusura automatica.

Al fine di facilitare il caricamento di un elenco insoluti proveniente dalla banca, è prevista la funzione di caricamento veloce dello stesso (piano di insoluti) attraverso una semplice griglia di selezione.

Per ciascun cliente è possibile specificare il metodo di gestione degli eventuali contenziosi aperti: si potrà decidere di non operare alcun blocco, di attivare un pagamento particolare fino ad una certa data (ad esempio rimessa diretta o bonifico), oppure di bloccare tutte le operazioni con lo stesso.

La definizione di alcuni parametri, quali ad esempio la causale contabile e la contropartita per le spese bancarie, da utilizzarsi per la contabilizzazione degli insoluti o la modalità e le spese di invio delle lettere di sollecito, conferiscono al modulo un alto grado di adattabilità a realtà aziendali diverse e permettono di velocizzare il caricamento e la manutenzione di insoluti e mancati pagamenti.

La gestione delle ritenute d’acconto, completamente integrata con le altre funzioni della procedura, permette di assolvere agli obblighi di registrazione e documentazione delle ritenute operate dai sostituti d’imposta, la relativa certificazione ed i versamenti periodici. Registrando un documento passivo relativo a un fornitore di servizi soggetto a ritenuta non è necessario fare particolari distinzioni, inserendolo alla stregua degli altri documenti passivi. Allo stesso modo, registrando il documento direttamente in primanota, non si riscontrano differenze sostanziali rispetto a un’altra registrazione manuale di documento passivo.

Attraverso una funzione di generazione ritenute verrà letto l’archivio dei movimenti di primanota, selezionando l’importo pagato di tutte le fatture passive che fanno riferimento a fornitori soggetti a ritenuta e che rientrano nell’intervallo di date impostato. Una volta determinata la percentuale di pagamento della fattura, la procedura risale alla registrazione di primanota che ha creato la partita, selezionando tutti i conti non di tipo Iva e verifica il loro collegamento con la tabella ritenute.

I dati derivanti dalla tabella ritenute, congiuntamente ai dati specifici legati al fornitore (che eventualmente può essere un agente), saranno quindi utilizzati per calcolare l’imponibile soggetto a ritenuta, la ritenuta da versare e le somme non soggette. In particolare la procedura gestisce sia le ritenute IRPEF, sia le ritenute previdenziali.

Il modulo permette di produrre una serie di stampe relative alla gestione delle ritenute. Troviamo le certificazioni, i compensi pagati, i versamenti IRPEF e contributi previdenziali ed alcuni prospetti per facilitare la compilazione del modello 770 (o della corrispondente sezione del modello Unico). È infine presente la possibilità di creare i file per gli inoltri telematici dei modelli 770 e GLA.

La procedura permette di generare gli elenchi intra automaticamente, in base a documenti del ciclo attivo e passivo contabilizzati in primanota: tali elenchi possono essere mantenuti e quindi trasferiti su file. La funzione di generazione elenchi su file comprende la stampa del frontespizio cartaceo come da modello ministeriale, differenziato per cessioni e acquisti e la stampa dell’etichetta da apporre su dischetto. La periodicità degli elenchi, che può essere mensile, trimestrale o annuale, a seconda dell’ammontare delle operazioni effettuate dall’azienda, può essere impostata, differenziando tra cessioni ed acquisti, in un apposito archivio. In questo archivio viene inoltre riportato il numero dell’ultima generazione su file al fine di gestire il progressivo di presentazione elenchi in modo automatico. La generazione degli elenchi verifica la completezza dei dati e, nel caso di dati mancanti, produce dei resoconti contenenti il dettaglio delle registrazioni errate.

Nomenclature

Gli innumerevoli codici nomenclature combinate possono essere caricati nella procedura automaticamente, sfruttando un valido strumento di caricamento e salvataggio dei dati fornito con la versione standard del programma. Le nomenclature possono essere associate direttamente alle anagrafiche articoli, per ottenere una valorizzazione automatica delle informazioni richieste ai fini Intrastat nelle registrazioni di documenti attivi e passivi.

Tipi transazioni

Al fine di identificare il tipo di movimento intra, dopo avere caricato le tipologie transazioni come da normativa, è possibile associare tali tipologie alle causali magazzino che sono a loro volta associate alle causali documento. Di conseguenza, in fase di generazione elenchi, la procedura è in grado di discriminare cessioni da acquisti e da eventuali rettifiche.

Funzionalità

La gestione dei cespiti ammortizzabili offre una serie di funzionalità per la completa gestione del ciclo di vita del bene. Ogni cespite è identificato da una anagrafica a cui è possibile associare, in maniera personalizzata, una struttura di informazioni: il numero di matricola, il trattamento ai fini fiscali, civilistici e gestionali, ecc. Procedure di calcolo sia per fini fiscali che gestionali è prevista la generazione di accantonamenti, rivalutazioni, svalutazioni, ovvero tutta la serie di procedure di calcolo con cui elaborare gli ammortamenti relativi all’esercizio oppure a periodi inferiori: mensili, trimestrali o semestrali. Sono inoltre disponibili le stampe dei libri fiscali che assolvono agli obblighi di documentazione previsti dalla legge.

Gestione a gruppi

I cespiti possono essere gestiti a gruppi in modo da disporre di una semplice soluzione relativamente ai beni complessi. Un insieme di beni analoghi, ad esempio i computer, possono essere gestiti in modo univoco dal punto di vista fiscale, pur mantenendo una diversa collocazione gestionale.

Causali

Le causali cespiti indicano le caratteristiche del movimento: i campi che possono essere imputati sono definiti semplicemente attivando un flag. Il modello contabile di riferimento per la contabilizzazione del movimento e le formule per i calcoli automatici conferiscono al modulo un alto grado di flessibilità: le formule, comunque fornite con gli archivi standard, possono essere modificate e personalizzate direttamente dall’utente esperto.

Piani di ammortamento

La procedura dispone di una funzione per la simulazione dei piani di ammortamento, in modo da valutare l’impatto che tali ammortamenti possono avere sul bilancio. Le proiezioni di ammortamento possono essere effettuate anche sui beni che rientrano in piani di acquisizione, con il vantaggio quindi di poter simulare piani di investimento alternativi da sottoporre a diversi scenari di pianificazione. Naturalmente, tutte le operazioni di carattere previsionale sono mantenute separate dalla gestione contabile corrente, che continua ad occuparsi autonomamente solo dei beni effettivamente acquisiti.

Integrazione con primanota

I movimenti cespiti sono strettamente collegati e quindi integrati con la primanota contabile, sia attraverso la possibilità di associare ad ogni causale cespite una causale di contabilizzazione, sia attraverso delle funzioni di riconciliazione movimenti, che permettono di abbinare dei movimenti cespiti con delle registrazioni di primanota: se ad esempio la registrazione di un nuovo cespite avviene in un secondo momento rispetto alla registrazione della fattura passiva, i due movimenti potranno essere abbinati.

La contabilità generale, riassunta principalmente nella gestione della primanota, può essere vista come arrivo per alcune gestioni (acquisti, vendite, cespiti, ecc.), e come partenza per altre (Iva, gestione partite/scadenze, schede contabili, bilancio e ritenute d’acconto). Nel primo caso vengono demandate alla contabilità le funzioni di controllo, di rettifica, della gestione delle operazioni di fine esercizio, del controllo formale della quadratura, della stampa bollati e degli adempimenti Iva; la responsabilità dei dati contabilizzati è quindi distribuita nei luoghi in cui i dati si formano. Nel secondo vengono demandate alla contabilità tutte le funzioni, dal controllo sostanziale a quello formale, dalla gestione delle operazioni di fine esercizio alla stampa dei bollati e agli adempimenti Iva; la responsabilità dei dati contabili è quindi concentrata nell’ufficio contabilità. Esiste anche la possibilità di avere una visione mista della contabilità, ad esempio intesa come contenitore per i dati provenienti dalle vendite commerciali, e punto di imputazione degli acquisti. Questo potrebbe essere ad esempio il caso di un’azienda di servizi che non intende gestire il ciclo Acquisti e quindi imputa direttamente in primanota i dati relativi alle fatture ricevute. La procedura permette la generazione automatica di scritture contabili di chiusura e apertura bilancio, nonché la contabilizzazione automatica dei documenti attivi e passivi, delle distinte bancarie di incasso/pagamento (inclusa la gestione delle contabilizzazione indiretta degli effetti), degli acconti emessi e ricevuti e delle movimentazioni legate ai cespiti ammortizzabili. Di particolare interesse anche la possibilità, in contabilità generale, di inserire movimenti da consolidare in un secondo momento, così da potersi adeguare alle varie esigenze aziendali.

Piano dei conti

Può essere strutturato su più livelli, a scelta dell’utente, fornendo un’ottima capacità di adattamento alle diverse realtà aziendali. L’imputazione dei dati avviene sui conti e questi confluiscono su mastri di raggruppamento. Ogni conto dovrà essere associato ad un mastro di livello 1, i quali a loro volta potranno essere associati ad un mastro di livello superiore (fino a un massimo di quattro livelli) o direttamente alla sezione di bilancio. Conti e mastri sono codici alfanumerici, quindi il piano dei conti può essere definito anche utilizzando codici descrittivi, ovvero carattere. Questo risulta particolarmente utile per quelle aziende che desiderano gestire le anagrafiche clienti/fornitori con codici alfanumerici anziché numerici. Dall’anagrafica conti è possibile accedere direttamente ai saldi aggiornati, definire se si intendono gestire o meno le partite aperte per il singolo conto e, non in ultimo, associare al conto un modello di comportamento analitico per il passaggio dei dati contabili in analitica. Questo passaggio può avvenire in maniera automatica o manuale o, ancora, è possibile escludere la gestione analitica da particolari conti.

Causali

La gestione contabile di Ad Hoc Revolution si basa sulla definizione di causali, ovvero modelli di comportamento delle registrazioni che possono essere richiamate dalle varie gestioni: il caricamento di registrazioni in primanota o il caricamento di distinte, per fare due esempi, non solo risulteranno più veloci, ma anche eseguibili da utenti non esperti.

Aliquote Iva

L’archivio dei codici Iva contiene le aliquote Iva (con l’eventuale percentuale di indetraibilità) ed i codici di esenzione utilizzati per registrare gli acquisti, le vendite, i corrispettivi e le informazioni necessarie al programma per risolvere casi particolari quali l’aggiornamento monte acquisti per la ventilazione Iva, la gestione plafond fisso o variabile, calcolo del prorata, applicazione bolli in fattura, elaborazione della dichiarazione iva periodica e contabilizzazione di fatture passive intracomunitarie.

Incassi e Pagamenti

Si può effettuare la chiusura contemporanea di più incassi/pagamenti tramite rimessa diretta/bonifico; questo anche per partite di valute differenti. La procedura calcola eventuali abbuoni e differenze cambi ed effettua automaticamente le relative registrazioni contabili.

Gestione partite e scadenze

La registrazione in primanota di una fattura non pagata o non incassata genera una partita aperta a cui corrispondono, a seconda del tipo di pagamento, più scadenze; se ad esempio il pagamento prevede tre ricevute bancarie a 30, 60, 90 giorni, la procedura genererà una partita con tre scadenze collegate, che confluiscono in un archivio necessario alla pianificazione degli incassi e pagamenti. Le rate da incassare e pagare possono essere modificate, divise, e accorpate ad altre scadenze. E’ inoltre possibile elaborare ed emettere effetti e distinte di incassi/bonifici da presentare in banca, sia in formato cartaceo che elettronico. Infine è possibile stampare l’estratto conto clienti/fornitori, l’avviso di bonifico a fornitore ed elaborare il cash flow, al fine di produrre delle visioni dei flussi di cassa/banca dell’azienda.

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Matteo Brignoli

Responsabile Commerciale, BSinformatica