Grazie ai moduli CRM Maketing e/o CRM Sales, puoi usare l’area CRM prevendita, dove sono presenti tutte le informazioni relative ai tuoi potenziali clienti e alle trattative in corso.

CRM Marketing ti permette di gestire le attività della fase di acquisizione dei potenziali clienti, come esempio l’invio massivo di mailing o teleselling, mediante liste di nominativi e l’utilizzo di questionari specifici; ti permette anche di gestirne i ritorni in termini, ad esempio, di chi ha aperto la mail, chi ha cliccato su un eventuale link, chi ha risposto positivamente a una determinata domanda ecc.

Una funzione specifica consente di fissare in agenda appuntamenti per la forza commerciale e promuovere contatti a trattativa commerciale.

CRM Sales ti dispone di tutte le funzionalità necessarie per gestire le trattative commerciali e la qualificazione del contatto tramite:

• regole di assegnazione e controllo per automatizzare il flusso operativo
• causali specifiche per eseguire ogni singola operazione con memorizzazione in una “prima nota” giornaliera

L’integrazione con il gestionale e l’area documentale  ti consente di creare offerte gestionali e commerciali basate su modelli con “campi variabili” popolati da “stampa unione”. La Dashboard operativa ti permette di accedere rapidamente a tutte le informazioni e le attività di ciascuna trattativa in corso.

L’area CRM Postvendita è disponibile con l’attivazione del modulo omonimo e ti permette di monitorare tutte le informazioni relative ai tuoi clienti, dai contratti conclusi alle operatività ad essi connessi come per esempio l’assistenza tecnica, i servizi di manutenzione, i contratti di garanzia, l’assistenza commerciale ed amministrativa ecc.

Il modulo CRM Support ti permette di:

• ottimizzare i processi di assistenza tecnica, manutenzione, gestione dei contratti di garanzia, assistenza commerciale e amministrativa;
• definire, registrare e assegnare le problematiche (tickets) aperte dal cliente;
• pianificare, consuntivare e analizzare le regole automatiche di risposta al cliente;
• analizzare i livelli di servizio (SLA – Service Level Agreement, con apposita Dashboard di controllo), grazie alla gestione delle scadenze ed analisi degli indicatori di prestazioni (KPI – Key Performance Indicators)

Infinity DMS consente di acquisire e archiviare file e documenti in qualsiasi formato di dati.

L’acquisizione può avvenire per singolo documento, attraverso funzioni di upload o scannerizzazione dei documenti cartacei, o in maniera massiva tramite etichette autoadesive o codici a barre.

Le informazioni contenute nelle etichette o nel codice a barre vengono automaticamente riconosciute in fase di scannerizzazione con tecniche OCR, consentendo la catalogazione e l’archiviazione dei relativi documenti.

È possibile acquisire in maniera massiva i documenti e provvedere successivamente alla classificazione tramite apposite funzioni applicative.

Protocollazione
L’acquisizione può avvenire anche tramite un’apposita funzionalità per la protocollazione dei documenti in ingresso/uscita che, oltre ad attribuire una numerazione progressiva, consente di ‘inviare’ direttamente sulla scrivania elettronica (MyDesk) di uno o più utenti il documento inviato/ricevuto.

La Protocollazione, oltre a redigere il registro di protocollo, permette una semplice e veloce distribuzione dei documenti in arrivo/partenza, riducendo drasticamente tempi di condivisione e collaborazione.

Classificazione
Ogni documento archiviato viene classificato in base a specifiche ‘classi documentali’ liberamente create e gestite dall’utente che consentono di organizzare e relazionare le informazioni in contenitori logici a più livelli.

Questa tecnica, indipendentemente dal contenitore logico di appartenenza, permette di mettere in relazione il documento con una o più entità applicative (Aziende, Persone, Clienti, Fornitori, Agenti, Contratti, Ordini, Fatture ecc.) per una lettura trasversale delle informazioni.

La definizione di diversi livelli di sicurezza per contenitori logici (cartelle) consente di ottenere il livello di riservatezza desiderato e determinare l’insieme di persone/gruppi abilitati all’accesso, notificando se richiesto l’accadimento di una certa azione.

Una potente gestione delle versioni dei documenti archiviati consente di conservare l’evoluzione di un documento nel tempo rendendolo reperibile a qualsiasi stadio della sua evoluzione.

La funzionalità di Check In/Check Out permette di gestire la simultaneità d’accesso allo stesso documento da parte di più utenti. La funzione evita che si generino pericolosi conflitti sul documento in lavorazione, inibendo ad altri utenti la variazione contemporanea del documento già preso in carico. L’utente può comunque accedere al documento in sola lettura, se autorizzato dall’utente che ha effettuato il Check In.

• per contenitore logico di appartenenza (cartella);
• per attributi e metadati, descrizione, classi documentali;
• per parole chiave, autore ecc.;
• per relazioni con altre entità applicative (clienti, fornitori,prodotti ecc.);
• per libera ricerca nel contenuto dei documenti.

Condivisione
La condivisione di documenti archiviati avviene in diverse modalità, fra cui, l’accesso a cartelle condivise opportunamente profilate e controllate o la messa in evidenza sulla MyDesk utente di determinate categorie di documenti che necessitano di opportune attenzioni. Attraverso il Business Process Management l’utente partecipa a processi che facilitano la collaborazione e la condivisione dei documenti.

Distribuzione
Infinity DMS gestisce i documenti in lavorazione assegnandoli a specifici gruppi di utenti e controllandone lo stato di completamento.
I canali per mettere a disposizione o distribuire i documenti ad utenti interni o esterni all’azienda sono molteplici:

• direttamente sulla scrivania virtuale di lavoro dell’utente (MyDesk);
• sistemi di notifiche automatiche via email o SMS;
• liste automatiche di distribuzione;

protocollazione e contemporanea distribuzione del documento ricevuto.

L’archiviazione elettronica di documenti è in linea generale il processo che permette di memorizzare su un supporto fisico (PC, DVD, CD, ecc.) un documento informatico e il suo contenuto informativo.
Non è disciplinata da alcuna normativa e può essere effettuata ad uso interno per motivi organizzativi, per avere accesso ai documenti in modo semplice e razionale.

La conservazione digitale di documenti informatici è disciplinata dal CAD (Codice dell’Amministrazione Digitale) e dai relativi decreti di attuazione. Garantisce integrità, autenticità e leggibilità del documento informatico e preserva nel tempo la sua validità legale. Sostituisce la conservazione su carta anche per i documenti cartacei all’origine;
tale processo è successivo all’eventuale archiviazione.

Zucchetti propone la conservazione digitale in Outsourcing, assumendo il ruolo di Responsabile della Conservazione.

Grazie a questa modalità il cliente può beneficiare dei vantaggi della dematerializzazione senza gli oneri che la normativa comporta, poichè è Zucchetti a farsi carico di:

• adempimenti prescritti;
• apposizione di firma digitale e marca temporale;
• aggiornamento costante sulle regole imposte dalla normativa;
• controlli (sia logici che fisici) per il rispetto delle regole in materia di conservazione.

Zucchetti, principale protagonista italiano nel settore IT, è il partner solido e affidabile che fornisce ai propri clienti un servizio sicuro, semplice e completo, garantendo:

• sicurezza e tecnologia adeguata;
• conoscenza normativa;
• conoscenza dei processi gestionali;
• conservazione nel lungo periodo.

Tutte le Aziende (private e pubbliche) gestiscono documenti che accompagnano il loro ciclo produttivo.
Tutti i documenti che nascono elettronici (o che vengono trasformati in elettronico) devono essere conservati a norma di legge.

I principali documenti da conservare, comuni a tutte le aziende, enti privati e pubblici, associazioni e professionisti sono:

• fatture attive e passive (tra privati e verso la Pubblica Amministrazione);
• libro giornale e libro degli inventari;
• scritture ausiliare di magazzino;
• registri IVA;
• dichiarazioni fiscali (Unico, 730, 770);
• modelli di pagamento (F23 e F24);
• Libro Unico del Lavoro (LUL);
• ricevute e scontrini fiscali;
• libri sociali;
• documenti di trasporto;
• documenti di Posta Elettronica Certificata (incluse le ricevute di consegna ed accettazione);
• contratti;
• documenti protocollati;
• documenti sanitari;
• polizze assicurative;
• distinte bancarie di cassa.

In particolare i servizi di Conservazione digitale a norma sono largamente utilizzati da:

• Studi Commercialisti, per la gestione contabile amministrativa per i loro Clienti;
• Studi professionali, per conservare la corrispondenza e gli atti intercorsi con i loro Clienti;
• Associazioni di categoria, per fornire servizi centralizzati di conservazione ai loro associati;
• Sanità, per la gestione a norma del fascicolo sanitario;
• Finance (Banche, Assicurazioni, Fondi di Investimento), la gestione dei documenti elettronici (e relativa conservazione) permette di ottimizzare e remotizzare i processi di sottoscrizione dei contratti di investimento e polizze assicurative, oggi ancora in forma prevalentemente cartacea.