Su Fatel è disponibile una funzione che permette di richiedere e scaricare sul proprio PC un archivio contenente i file xml delle fatture elettroniche, sia inviate che ricevute. Questo può essere utile nel caso si voglia mantenere una ulteriore copia dei documenti oltre quelle presenti in conservazione, oppure se si rivela necessario per qualsiasi motivo inoltrare i suddetti documenti a un consulente.

Da tenere presente che per questa funzionalità la disponibilità dei documenti per il download è garantita solo fino alla fine del mese successivo a quello di emissione (ad esempio una fattura datata 07/04/2020 sarà sicuramente disponibile fino al 31/05/2020). Scaduto questo periodo, nel momento in cui la fattura viene inviata in conservazione elettronica non sarà più disponibile per essere scaricata dal digital hub o da Fatel; per ottenerne il file sarà quindi necessario accedere al sito della conservazione.

Come effettuare la richiesta di emissione di un pacchetto di fatture elettroniche?

Il download dei documenti avviene tramite una richiesta inviata a Digital Hub di un pacchetto compresso contenente tutti i file. Per effettuare la richiesta, bisogna innanzi tutto accedere al cruscotto fatture emesse, quindi spostarsi sulla scheda “Documenti Iter Completato”. Da questa schermata, bisogna selezionare tutte le fatture che desideriamo ritrovare nel nostro pacchetto, eventualmente sfruttando i filtri presenti in testata alla maschera per visualizzare solo quelle interessate (un esempio tipico sono le fatture con data compresa tra inizio e fine mese). Una volta selezionate, premere il tasto “Zip” sul piede della maschera. La richiesta viene inviata automaticamente, ed è possibile stampare un report contenente la lista dei documenti per cui si è fatta la richiesta.

Per le fatture ricevute, la procedura è identica sul cruscotto di fatturazione passiva, dove il tasto “Zip” è presente sia nella scheda “Documenti da lavorare” che sulla scheda “Documenti completati”.

Svolta questa prima operazione, è necessario aprire la maschera di gestione dal percorso Fatturazione -> Export zip fatture -> Cruscotto Export Zip Fatture. All’apertura, premere il tasto “Ricerca” in alto a destra. Nella tabella superiore compare la lista dei pacchetti di fatture che sono stati richiesti, con il relativo stato. Se lo stato del pacchetto è “in Elaborazione” significa che il servizio online non ha terminato di creare la raccolta di fatture che abbiamo richiesto, e non è ancora scaricabile. Normalmente il processo richiede circa 15 minuti, al termine dei quali aprendo questa stessa finestra e premendo “Ricerca” vedremo il pacchetto richiesto in stato “disponibile”. A questo punto è possibile selezionarlo e premere il tasto “Download”, quindi selezionare la cartella sul nostro pc in cui desideriamo effettuare il salvataggio.

Può capitare di trovare dei pacchetti in stato “Scaduto”; significa che sono trascorsi più di 5 giorni da quando è stata richiesta la creazione di quel pacchetto e non è più disponibile per essere scaricato. Se le fatture sono ancora disponibili è comunque possibile generarne un altro ripetendo la procedura dall’inizio.